Главное богатство магазина — товар на полках и на складе. Если его учёт ведётся неправильно, деньги исчезают незаметно: товар заканчивается, заказывается лишнее, а недостачи никто не замечает.
В этой статье — простые правила складского учёта, которые работают в любом магазине.
Зачем нужен складской учёт?
Правильный учёт сразу отвечает на вопросы:
- Какой товар скоро закончится?
- Какой товар давно не продаётся?
- Сколько стоит весь товар на складе?
- Совпадает ли фактический остаток с учётным?
1. Дайте каждому товару карточку
У каждого товара должны быть название, штрихкод, категория и единица измерения (штука, кг, коробка). Называйте похожие товары точно: не «Чай», а «Чай Ahmad 100 г».
2. Свяжите продажи с остатками
Больше всего ошибок возникает, когда продажи и склад ведутся отдельно. В программе учёта каждая продажа должна автоматически списывать остаток — тогда не нужно ничего пересчитывать вручную.
3. Правильно оформляйте приход
Когда товар приходит от поставщика, вносите количество и закупочную цену каждой позиции. Тогда программа:
- автоматически увеличит остаток;
- посчитает наценку по закупочной и продажной цене;
- запишет ваш долг перед поставщиком.
4. Задайте минимальный остаток
Для каждого товара определите минимальный запас. Когда остаток опускается ниже, программа предупреждает — и вы успеваете заказать товар до того, как он закончится.
5. Регулярно проводите инвентаризацию
Раз в месяц (или хотя бы раз в квартал) пересчитывайте товар и сравнивайте с остатками в программе. Если есть расхождение, ищите причину: ошибка при вводе, порча или потеря.
6. Храните историю изменений
История каждого изменения — кто, когда и на сколько — должна сохраняться. Это помогает быстро находить ошибки и повышает ответственность сотрудников.
Хватит ли Excel или тетради?
Поначалу — возможно. Но когда товаров сотни, ручной учёт неизбежно приводит к ошибкам. Как перейти: Как перейти с тетради и Excel на программу учёта.
Итог
Складской учёт не должен быть сложным. Главные правила: у каждого товара есть карточка, продажи и приход связаны с остатками, программа предупреждает о заканчивающихся товарах, а пересчёт проводится регулярно.
В OnHasap всё это есть: автоматические остатки, уведомления о заканчивающихся товарах, приход с расчётом наценки, история изменений и импорт из Excel. Смотреть возможности.